Od 2022 roku podatnicy będą mieli możliwość korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który pozwoli na wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z tego systemu będzie dobrowolne do 2024 roku, kiedy to stanie się on obowiązkowy. Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane w formacie XML zgodnym z e-Fakturą lub z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Sami podatnicy lub uprawnione podmioty, takie jak biura rachunkowe lub pracownicy firm wskazani przez podatnika, będą mogli wystawiać takie faktury. Po wysłaniu danych do systemu, podatnik otrzyma powiadomienia o dacie i czasie wystawienia faktury wraz z numerem identyfikującym, co oznacza, że faktura zostanie uznana za wystawioną i otrzymaną. Aby faktura była uznana za dostarczoną w systemie KSeF, odbiorca faktury musi wyrazić na to zgodę i uwierzytelnić się w systemie, co pozwoli na przeglądanie i konwertowanie faktur do formatu PDF. W przypadku braku zgody, podatnik będzie musiał dostarczyć fakturę w inny uzgodniony z odbiorcą sposób.
Z Krajowego Systemu e-Faktur będą mogli korzystać:
– przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
– przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
– podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP;
Dla podatników, którzy wybiorą taką metodę wystawiania faktur przewidziano szereg ułatwień.
Skrócony okres zwrotu VATu
Zwrot VAT w terminie 40 dni będzie przysługiwać podatnikom spełniających łącznie następujące warunki:
wystawienie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym w odniesieniu, do którego ubiega się o zwrot VAT,
podatnik przez 12 kolejnych miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje oraz posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny SKOK aktywny na białej liście,
kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.
Rozliczenie korygujących faktur
Aby skorygować faktury ustrukturyzowane, należy użyć Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W przypadku innych sposobów wystawienia faktur sprzedaży, korekty mogą być dokonywane zgodnie z dotychczasowymi zasadami lub za pomocą korygującej faktury ustrukturyzowanej. Jeśli faktury korygujące ustrukturyzowane są wystawione z wartością ujemną, podatnicy mogą zmniejszyć podstawę opodatkowania i kwotę VAT w okresie, w którym faktura VAT została wystawiona. Sprzedawca i nabywca są również zwolnieni z posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania.
Zwolnienie z przesyłania JPK_FA
Dzięki przechowywaniu faktur ustrukturyzowanych w KSeF, podatnicy nie muszą przesyłać pliku JPK_FA, a faktury ustrukturyzowane są dostępne dla organów podatkowych.
Duplikaty i noty korygujące
Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF zwalnia podatników z wystawiania duplikatów faktur, ponieważ faktury ustrukturyzowane wykluczają możliwość utraty lub zagubienia dokumentów. Wszystkie dokumenty będą przechowywane w KSeF przez 10 lat w formie elektronicznej, dlatego przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (art. 106l ustawy o VAT) nie będą stosowane do faktur ustrukturyzowanych.
Jeśli wystąpią błędy na fakturze, podatnik nie będzie miał możliwości skorygowania jej w postaci ustrukturyzowanej noty korygującej, ale będzie mógł wystawić notę zgodnie z dotychczasowymi zasadami.
W dniu 16 lutego 2023 r. odbyła się konferencja uzgodnieniowa projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania. Na tej konferencji zaprezentowano docelowy model KSeF, który uwzględnia zmiany wprowadzone po konsultacjach publicznych.
Główne zmiany w projekcie KSeF:
– Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
– Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
– Faktury z kas fiskalnych będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
– Paragon z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
– Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
– Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
– Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
– W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
– Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.