Chcesz się dowiedzieć jak możesz obniżyć koszty prowadzenia księgowości w biurze rachunkowym?
Poniżej dam Ci kilka wskazówek, które mogą być pomocne. Oczywiście nie bierz ich za pewnik, ponieważ każda działalność jest inna i niekiedy inne czynniki wykluczają moje pomysły. Polecam jednak zweryfikować to u siebie w firmie.
Plik mt940
Jeśli prowadzisz spółkę z o.o. lub inną działalność, która zgodnie z ustawą jest zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych wówczas zapewne dostarczasz swojej księgowej wyciąg bankowy w PDF. Księgowa ma obowiązek każdą transakcję z każdego konta bankowego zaewidencjonować w programie. Jeśli masz kilka kont bankowych, a na każdym z nich po 100 pozycji to wprowadzanie ręcznie takiego wyciągu bankowego zajmuje bardzo dużo czasu. Jakiś czas temu jest już dostępny w każdym banku, a na pewno w tych największych plik mt940. Jest to elektroniczny plik, dzięki któremu można łatwo zaczytać wyciąg bankowy do systemu księgowego. Wówczas księgowa nie musi już liczyć czasu wprowadzania samego wyciągu bankowego, a więc czas księgowania się skraca, a Ty zyskujesz pieniądze. Samo zaczytanie wyciągu bankowego w formie pliku mt940 nie rozwiązuje sprawy rozliczania rozrachunków, jednak bardzo ułatwia i przyspiesza sprawę. A zatem księgowej pozostaje sparowanie transakcji z wyciągu bankowego z dokumentami źródłowymi.
Karta paliwowa
Jeśli posiadasz w firmie kilka samochodów i wciąż tankujesz samochód to zapewne masz wiele faktur ze stacji benzynowej za paliwo. Możesz skorzystać z prostego, w mojej opinii, rozwiązania jakim jest posiadanie kart paliwowych. Możesz je przydzielić do każdego pracownika lub do samochodu. Wówczas dostajesz jedną fakturę zbiorczą. Warto zwrócić uwagę na to, które samochody mają odliczenia 50% VAT, a które 100%, gdyż są inaczej ujmowane w ewidencji księgowej. Będzie to ważny element przy podejmowaniu decyzji jak sprawnie rozdzielić karty podczas ich zamawiania. Dodatkowym plusem jest to, że faktury przychodzą na maila w formie PDF, a jak wiadomo obecnie faktury drukowane na tym specyficznym papierze ze stacji benzynowej szybko blakną. Dobra księgowa, dba o dokument i kseruje go przed zaewidencjonowaniem. Zabiera to sporo dodatkowego czasu. Dlatego warto rozważyć tą opcję kart paliwowych u siebie w branży.
Faktury zbiorcze
Warto się zastanowić, od jakich dostawców można sobie pozwolić na zbiorcze faktury wystawiane cyklicznie co jakiś czas. Być może jesteś właścicielem sklepu, który zaopatruje się codziennie w jakieś produkty i możesz dostawać w ciągu jedynie WZ, a np. raz w tygodniu fakturę? Lub nawet raz w miesiącu? Zgodnie z ustawą o VAT podatnik ma obowiązek wystawić fakturę za usługi nie później niż do 15-tego dnia następnego miesiąca po wykonaniu usługi. Na pewno zaksięgowanie jednej faktury kosztuje mniej niż zaksięgowanie 15 faktur. W każdej branży jest inaczej – warto więc temat skonsultować ze swoją księgową.
Faktury sprzedaży wystawiane w programie, który obsługuje księgowa
Dobrym rozwiązaniem jest również wystawianie faktur sprzedażowych w programie księgowym, który obsługuje Twoja księgowa. Warto zapytać o tą kwestie – może to ułatwić przesyłanie faktur sprzedażowych, a niekiedy programy można sparować między sobą i wówczas w momencie wystawienia faktury – księgowa już ma ją u siebie w programie.
Indywidualna wycena podczas bezpłatnej konsultacji
Jeśli prowadzisz firmę lub chcesz otworzyć swój biznes i szukasz dobrego biura rachunkowego, to zapraszam na bezpłatną konsultację i spotkanie w cztery oczy ze mną w moim biurze lub online. Chętnie poprowadzę Cię przez początek Twojej drogi, gdzie podczas spotkania odpowiem na wszystkie ważne pytania, które być może blokują Cię przed podjęciem działalności. Moją misją jest pomaganie ludziom, także zapraszam. Moje doświadczenie w zakresie prowadzenia księgowości wszelkiej „maści” jest ogromne i wciąż się uczę! Uwielbiam swoją pracę i wykonuję ją z uśmiechem, a moim językiem jest zwykły potoczny język, a nie bulgotanie ustawowe – w prosty i niewydziwiany sposób rozrysuję i opiszę to, co jest dla Ciebie bardzo ważne i pomoże dobrać indywidualne rozwiązania, które pomogą usprawnić naszą współpracę i przełożą się na niższe faktury za usługi księgowe dla Ciebie i Twojej firmy.
Dziękuję Wam Kochani za czas, który przeznaczyliście na przeczytanie mojego artykułu. Mam nadzieję, że będzie Wam pomocy i ułatwi Wam komunikację z Waszą księgową.
Monika Czarnecka,
Księgowa z Pasją do niesienia Pomocy
Biuro Rachunkowe Milion Dolarów w Radomiu