Jak prowadzić gabinet psychologiczny lub psychoterapeutyczny? – Czyli, o tym co każdy początkujący psycholog lub psychoterapeuta powinien wiedzieć o księgowości.
Zgłasza się do nas wiele osób, które zadają różne pytania, typu:
– Jak prowadzić gabinet psychologiczny?
– Od czego zacząć?
– Co mi się będzie bardziej opłacać? Umowa zlecenie czy własna działalność?
Specjalnie dla Was stworzyliśmy podręcznik, w którym znajdziecie wszystkie najważniejsze informacje z zakresu podstaw księgowości w ramach własnego gabinetu.
Spis treści:
- Jak prowadzić własny gabinet?
- Jaką formę działalności gospodarczej wybrać?
- ZUS – co z tymi ZUS-ami?
- Czy potrzebuję kasy fiskalnej w gabinecie?
- Działalność gospodarcza bez wychodzenia z domu – co z usługami online?
- Profil zaufany.
- Rejestracja gabinetu psychologicznego w ZUS.
- Rejestracja gabinetu psychologicznego w Urzędzie Skarbowym.
- Dokumentacja finansowa gabinetu psychologicznego.
- Dodatkowe formalności dla spółki.
- Jak pozyskiwać pacjentów do gabinetu psychologicznego?
1. Jak prowadzić gabinet?
Jest kilka wariantów, z jakich możesz skorzystać prowadząc swój własny gabinet psychologa. Zobacz, jakie są możliwości i wybierz najlepszą opcję dla siebie.
- Działalność nierejestrowana. Oto dwa warunki jej prowadzenia:
– Działasz jako osoba fizyczna i osiągasz miesięczne przychody nie wyższe niż 50% minimalnego wynagrodzenia w danym roku (w 2022 roku nie wyższe niż 1505 zł)
– Nie prowadziłeś w okresie poprzednich 5 lat własnej działalności gospodarczej.
Prowadząc działalność nierejestrowaną, nie opłacasz ZUS-u. Osiągnięte przychody i udokumentowane koszty ich uzyskania wykazujesz w zeznaniu rocznym PIT-36. Znajdziesz w nim przeznaczony to tego celu wiersz 9: „Działalność nierejestrowana, określona w art. 20 ust. 1ba ustawy”.
- Jeśli nie chcesz korzystać z działalności nierejestrowanej, aby otworzyć własny gabinet psychologiczny, możesz:
– Założyć jednoosobową działalność gospodarczą (JDG)
– Zacząć działać w oparciu o inną formę prawną (spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółdzielnię socjalną, fundację, stowarzyszenie).
Dlaczego warto się rejestrować działalność? Jakie korzyści możesz osiągnąć?
– Pobieranie pieniędzy od klientów musi być poparte prawnie i opodatkowane. Czyli mówiąc wprost: pieniądze otrzymane od klientów są dla Ciebie przychodem, a więc należy je wykazać w zeznaniu rocznym.
– Klienci mogą poprosić Cię o fakturę i wtedy prowadząc działalność gospodarczą masz możliwość wystawienia takiego dokumentu, a oni mogą zaliczyć ten wydatek w koszty.
– Działasz legalnie, a oddając sprawy księgowe do biura rachunkowego nie musisz obawiać się kontroli, księgowa Cię wesprze w tej niewątpliwie nowej i być może trudnej chwili. Księgowość i finanse Twojej firmy są w bezpiecznych rękach fachowców z naszego biura rachunkowego.
– Dotychczas jedynie wydawałeś zarobione pieniądze na umowie zlecenie czy umowie o pracę i tyle, nigdzie ich nie rejestrowałeś. A podatek płacił za Ciebie pracodawca od przychodu, pomniejszając Twoje wynagrodzenie. Mając własną działalność masz wpływ na to, jaki podatek zapłacisz. Teraz kiedy będziesz kupował rzeczy stanowiące wyposażenie gabinetu czy opłacał media, superwizje – to możesz te wydatki zaliczyć również do kosztów prowadzenia działalności. Jest to kluczowe, ponieważ ma to wpływ na dochód firmy, a od dochodu płaci się podatek dochodowy. Do takich kosztów mogą się również zaliczać szkolenia, pomoce dydaktyczne, a także książki czy koszty uczelni, kursów podnoszących kompetencje.
Poniżej prosty przykład z życia finansowego psychoterapeuty, który ma działalność gospodarczą:
– Przychód w ramach umów B2B i prywatnego gabinetu wynosi: 7 000,00 zł
– Koszty (np. paliwo, naprawa samochodu, koszty dojazdu komunikacją miejską, faktura za uczelnię i kurs, pomoce dydaktyczne, wyposażenie gabinetu, kwiaty, a także woda, kawa i herbata jako poczęstunek dla klienta, koszty internetu i telefonu i inne) 5 000,00 zł
= dochód 2 000,00 zł
Od tych 2 tysięcy nie zapłacisz podatku, ponieważ kwota wolna od podatku od 2022 wynosi 30 000,00 zł. Dochód liczony jest narastająco za cały rok.
2. Jaką formę działalności wybrać?
Jeśli masz mały budżet i planujesz oferować usługi osobom fizycznym oraz nie planujesz większych wydatków, możesz wybrać jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).
Czym się charakteryzuje jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)?
– Składka zdrowotna przez pierwsze pół roku*
– 2-letnie niskie składki ZUS (ZUS preferencyjny, z dobrowolną chorobową)
– Podatek dochodowy zapłacisz dopiero wtedy, gdy będziesz mieć dochód
– Swoboda w przelewaniu środków z konta firmowego na prywatne
– Łatwość otworzenia i zamknięcia działalności
– Tańsza, uproszczona księgowość
– Wybierając JDG masz możliwość wyboru kilku form rozliczania się. Od stycznia 2022 podatek dochodowy wynosi 17% dla podatników rozliczających się według skali podatkowej (a jest obecnie plan, być od lipca 2022 podatek wyn. 12%), po przekroczeniu pierwszego progu podatkowego 120 000,00 zł podatek od nadwyżki wynosi 32%. Warto też zainteresować się podatkiem liniowym i ryczałtem.
* Aby skorzystać z tej ulgi nie można świadczyć swoich usług w ramach JDG dla byłego pracodawcy, u którego miałeś umowę o pracę w ciągu roku od zamknięcia umowy o pracę.
Minusem prowadzenia działalności jest:
– Odpowiadanie prywatnym majątkiem w przypadku zadłużenia firmy.
Spółka z.o.o., Spółka cywilna
Spółka sprawdza się gdy:
– Masz wspólnika albo jest was kilkoro
– Nie chcesz odpowiadać majątkiem prywatnym. Przy spółce odpowiadasz tylko kwotą zadeklarowaną w kapitale zakładowym. (minimum 5 000 zł)
Zaletami spółki są:
– Niższy niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) podatek CIT. W 2022 jest to 9% dla spółki posiadającej status małego podatnika CIT, czyli jeśli przychody za rok poprzedni zmieściły się w limicie 9 188 000 zł. Lub przychody w 2022 r. nie przekroczą kwoty 9 178 000 zł. Po przekroczeniu podatek CIT wynosi 19%.
– Brak konieczności płacenia ZUS-u (lub płacenia jego minimalnej wartości – np. zatrudniając się w spółce na 1/8 etatu).
– Minusami prowadzenia spółek są:
– Konieczność dokumentowania przepływów pieniężnych między kontem firmowym a prywatnym.
– Konieczność przejścia na tzw. “pełną księgowość” – tutaj z pomocą przychodzi nasze Biuro Rachunkowe, mamy bardzo duże doświadczenie w prowadzeniu księgowości gabinetów psychologicznych i psychoterapeutycznych.
Fundacja, stowarzyszenie
Fundacja i stowarzyszenie to formy prowadzenia działalności non-profit.
Zaletami prowadzenia fundacji i stowarzyszeń są:
– Duże możliwości pozyskania różnego rodzaju dotacji oraz skorzystanie z różnego rodzaju ulg.
– Zyski wypracowane przez fundację przeznaczone na cele statutowe nie podlegają opodatkowaniu.
– Po dwóch latach można się starać o status OPP, a to oznacza możliwość pozyskiwania środków z 1% podatku przeznaczonego na Organizacje Pożytku Publicznego.
Minusy prowadzenia fundacji i stowarzyszenia są następujące:
-Konieczność składania corocznych sprawozdań
3. Jeden ZUS – różne ZUS-y
Prowadząc działalność gospodarczą, potrzebujesz wybrać formę opłacania składek ZUS. Oto, jakie masz możliwości:
=> Ulga na start – przysługuje przez 6 pełnych miesięcy kalendarzowych. Korzystając z niej, opłacasz wyłącznie składkę zdrowotną wg wypracowanego dochodu. Jeśli działalności rozpoczniesz np. 3 dnia danego miesiąca, wtedy przedłuża się ulga o dodatkowy miesiąc. Składka zdrowotna wynosi min. 419,92 zł.
=> Preferencyjny ZUS – skorzystasz z niego przez kolejne 24 miesiące po uldze na start – składki społeczne z chorobowym w wysokości 285,71 zł lub bez chorobowego w wysokości 263,59 zł plus składka zdrowotna liczona na podstawie dochodu, minimum 419,92 zł.
=> Pełny ZUS – jeżeli w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadziłeś/prowadziłaś działalność gospodarczą, nie możesz skorzystać z obniżonych składek ZUS. W 2022 pełne składki społeczne z chorobowym wynoszą 1 124,23 zł lub bez chorobowego w wysokości 1 037,18 zł plus składka zdrowotna liczona na podstawie dochodu, minimum 419,92 zł.
=> Od stycznia 2022 zapłacona składka zdrowotna nie może być odliczona od podatku w JDG. Koszty stanowią jedynie składki społeczne.
4. Czy potrzebuję kasy fiskalnej?
Zwolnienie z kasy fiskalnej w 2022 roku obejmuje osoby:
=> Limit do wejścia na kasę fiskalną to suma obrotów na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych w wysokości 20 000 zł, proporcjonalnie w roku. Po przekroczeniu mamy 2 miesiące na zakup kasy. Trzeba sprawdzić, czy aktualnie obowiązuje zakup kasy online.
=> Zwolnienie, z którego można skorzystać to warunek, by wszystkie kwoty wpływały na konto bankowe, za pośrednictwem przelewu lub płatności kartą. Wówczas limit 20 000 zł nie obowiązuje, ale w momencie, kiedy ktoś zapłaci gotówką nawet 1 zł, a obrót 20 000 zł został przekroczony to kasę należy zakupić od razu.
5. Działalność gospodarcza bez wychodzenia z domu
Jeśli chcesz rozpocząć działalność gospodarczą bez wychodzenia z domu, musisz wejść na stronę www.firma.gov.pl i wypełnić formularz CEIDG. Jest to wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Uzupełniając go podajesz m.in. rodzaj wykonywanej działalności.. W tym celu powstała Polska Klasyfikacja Działalności (PKD), w której znajdziesz spis czynności, jakie może wykonywać Twoja firma. Do formularza wpisuje się odpowiednie numery (może być ich kilka). Jeśli nie wiesz, co należy wpisać, możesz poprosić o pomoc urzędnika lub swoją księgową.
Podstawowy kod PKD stosowany w działalności psychoterapeutycznej to: 86.90.E Pozostała działalność w zakresie opieki zdrowotnej, gdzie indziej niesklasyfikowana. Działalność w zakresie zdrowia psychicznego świadczoną przez psychologów i psychoterapeutów. Warto również uzupełnić PKD o działalność dotyczącą drukowania, w przypadku gdyby była potrzeba wydania ebooka.
Jeśli rejestrując firmę nie posiadasz jeszcze NIP-u, to po jego otrzymaniu nie musisz aktualizować danych w systemie CEIDG. Pojawi się on automatycznie.
CEIDG przesyła również odpowiednie dane do GUS-u (Głównego Urzędu Statystycznego), więc tym także nie musisz się już zajmować. GUS nada Ci numer Regon.
Działalność gospodarczą możesz również założyć przez zakładanie konta bankowego w dowolnym banku. Czynności tej możesz dokonać online z domu, pomocy udzielają eksperci z infolinii danego banku. Posiadanie konta bankowego firmowego to obowiązek przedsiębiorcy, a więc można upiec dwie pieczenie na jednym ogniu.
Podczas zakładania działalności należy już mieć wybraną formę opodatkowania dla JDG.
6. Profil zaufany
Polecam Ci również założenie tzw. Profilu Zaufanego, dzięki któremu podpiszesz się zdalnie z własnego komputera za pomocą banku. To potwierdzony zestaw danych (imię, nazwisko, data urodzenia, nr PESEL), które będą Cię identyfikować w Internecie. Jest on odpowiednio zabezpieczony, by nikt poza Tobą nie mógł go użyć. Profil Zaufany umożliwi Ci identyfikację elektroniczną i złożenie podpisu zaufanego. Dzięki niemu większość spraw urzędowych załatwisz przez Internet, m.in. założysz działalność, sprawdzisz informacje o sobie i swojej firmie w ZUS, czy dokonasz zmian w CEIDG.
Możesz go założyć np. przez swój bank, w którym założysz konto firmowe. Zapytaj doradcę na infolinii, jak to zrobić.
7. Rejestracja gabinetu psychologicznego w ZUS
Osoba zakładająca działalność gospodarczą posiada w eZUS-ie podwójną osobowość. Występuje ona jako tzw. PŁATNIK (osoba wpłacająca składki) oraz jako UBEZPIECZONY. Do ZUS-u składasz jeden z dwóch dokumentów:
• ZZA – za pomocą tego druku rejestrujesz się tylko do składki zdrowotnej, gdy:
– chcesz skorzystać z tzw. „ulgi na start”. Uprawnienie to polega na zwolnieniu z obowiązku ubezpieczeń społecznych przez 6 miesięcy kalendarzowych od dnia podjęcia działalności gospodarczej.
– jesteś jednocześnie zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem powyżej minimalnej krajowej.
• ZUA – druk ten składasz, jeśli rejestrujesz się do wszystkich składek, w tym również do „małego ZUS-u”.
Druki możesz złożyć bezpośrednio w ZUS-ie (masz na to 7 dni od dnia założenia działalności) lub przez Internet w momencie rejestrowania firmy. Wówczas wypełniasz dodatkowy formularz wysyłany i podpisywany wraz z CEIDG.
Kolejnym drukiem, który potrzebujesz wypełnić w ZUS-ie jest druk DRA.
To miesięczna deklaracja rozliczeniowa z zadeklarowaną podstawą, od której będziesz odprowadzać składki. Jeżeli nikogo nie zatrudniasz i decydujesz się na opłacanie minimalnych lub preferencyjnych składek ZUS, to nie masz obowiązku składania druku DRA co miesiąc. Wystarczy, że zrobisz to raz, a potem będziesz pamiętać o opłaceniu składek do 10-go każdego miesiąca. Jeśli zatrudniasz pracowników masz czas na ich opłacenie do 15-go. Druki do ZUS może przesłać za Ciebie również Twoja księgowa.
Jeśli pracujesz na etacie i prowadzisz działalność, potrzebujesz jedynie opłacać składkę zdrowotną ZUS i podatek dochodowy, jeśli pojawi się po podliczeniu kosztów (dowiesz się tego od księgowej).
Polecam Ci również założenie konta na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Potrzebujesz do tego wspomnianego Profilu Zaufanego lub bankowości elektronicznej. Po zalogowaniu sprawdzisz m.in. opłacane przez siebie składki.
8. Rejestracja gabinetu psychologicznego w Urzędzie Skarbowym
W momencie założenia działalności gospodarczej nasz osobisty numer NIP staje się numerem naszej firmy. Jeżeli dotąd nie miałeś NIP-u, to zostanie on nadany po otrzymaniu przez właściwe Ministerstwo wniosku CEIDG.
Jeśli chcesz go znaleźć wyszukaj swój wpis w wyszukiwarce przedsiębiorców na stronie CEIDG. Możesz z niej korzystać w każdym momencie z dostępem do Internetu, także z telefonu. To pozwala na swobodne poruszanie się w po mieście, bez teczki pełnej dokumentów założycielskich.
W formularzu CEIDG, który wypełniasz zakładając działalność gospodarczą, informujesz Urząd Skarbowy o wybranej przez Ciebie formie opodatkowania. Porozmawiaj o tym ze swoją księgową, bo określenia zawarte w formularzu są ustawowe i ich znaczenie może nie być takie oczywiste.
Jeśli chcesz być czynnym podatnikiem VAT, to odwiedź Urząd Skarbowy, aby złożyć dokument o nazwie VAT-R. Więcej na ten temat przeczytasz w ustawie.
Jeśli planujesz korzystać z usług biura rachunkowego (bądź indywidualnej księgowej) wybierz je, zanim wypełnisz wniosek do CEIDG. Wypełniając formularz musisz wskazać, kto będzie prowadził dokumentację finansową gabinetu. Możesz tego dokonać również poprzez aktualizację wniosku.
9. Dokumentacja finansowa gabinetu psychologicznego
Zakładając działalność gospodarczą musisz również zdecydować, kto będzie prowadził dokumentację finansową Twojego gabinetu terapeutycznego. Możesz prowadzić ją samemu lub skorzystać z usług naszego biura rachunkowego.
Do Twoich obowiązków będzie również należało wystawianie faktur sprzedażowych, a także paragonów fiskalnych, jeśli będziesz korzystać z kasy fiskalnej.
Zadbaj także o politykę RODO. Załóż na swojej stronie zakładkę Polityka Prywatności. Dane klientów przechowuj w bezpiecznym miejscu. Niech nikt poza Tobą nie może mieć do nich dostępu.
Otwierając firmę jako przedsiębiorca masz obowiązek założenia konta firmowego. Po założeniu konta należy pamiętać, że trzeba wpisać jego numer we wniosku CEIDG poprzez aktualizację.
10. Dodatkowe formalności dla spółki
Rejestracja spółki wymaga jeszcze dopełnienia dwóch formalności. W przypadku zakładania spółki z o.o. bądź komandytowej potrzebny jest wpis do Krajowego Rejestru Sądowego.
Spółkę z o.o. można założyć u notariusza lub poprzez portal S24. Przy tej formie prowadzenia działalności jest więcej trudności na początku. Jako księgowa chętnie pomagam w tych pierwszych czynnościach.
Wedle ustawy o zawodzie psychologa, która jest formalnie martwa, potrzebny jest też wpis do rejestru prywatnych praktyk psychologicznych. Nie jest on jednakże egzekwowany.
11. Jak pozyskiwać pacjentów do gabinetu psychologicznego?
Pozyskiwanie pacjentów do gabinetów psychologicznych wymaga skutecznej strategii marketingowej i umiejętności dotarcia do potencjalnych klientów. Oto kilka sposobów, które mogą pomóc w pozyskaniu pacjentów do gabinetów psychologicznych:
Wykorzystanie mediów społecznościowych: W dzisiejszych czasach większość ludzi korzysta z mediów społecznościowych. Dlatego warto wykorzystać te platformy, aby promować swoją praktykę i dotrzeć do potencjalnych pacjentów. Można tworzyć posty na temat zdrowia psychicznego, udostępniać artykuły i filmy, prowadzić kampanie reklamowe na Facebooku i Instagramie, a także udzielać odpowiedzi na pytania dotyczące zdrowia psychicznego w komentarzach.
Rekomendacje od innych pacjentów: Osoby, które były leczone w gabinecie psychologicznym, mogą stanowić wartościowe źródło rekomendacji dla nowych pacjentów. Warto zatem poprosić o referencje swoich zadowolonych pacjentów, a także umieścić opinie klientów na swojej stronie internetowej lub na profilu w mediach społecznościowych.
Strona internetowa: Posiadanie strony internetowej jest niezbędne dla każdej praktyki psychologicznej. Na stronie internetowej można umieścić informacje o swojej praktyce, specjalizacjach, godzinach pracy i sposobach kontaktu. Można również opublikować cenne artykuły na temat zdrowia psychicznego, które mogą przyciągnąć uwagę potencjalnych pacjentów. Ciekawym rozwiązaniem jest strona internetowa w abonamencie.
, więcej informacji znajdziesz
Współpraca z innymi specjalistami: Współpraca z innymi specjalistami, takimi jak lekarze rodzinny, psychiatrzy, terapeuci, doradcy zawodowi, może pomóc w pozyskaniu nowych pacjentów. Można zbudować partnerstwo, aby polecać swoje usługi wzajemnie i nawiązać pozytywne relacje.
Kampanie reklamowe w internecie: Można również wykorzystać kampanie reklamowe w internecie, takie jak Google Ads czy reklamy na Facebooku, aby dotrzeć do osób szukających pomocy psychologicznej w swoim regionie. Takie kampanie można dostosować do swojego budżetu i celu, aby osiągnąć najlepsze wyniki.
Spotkania networkingowe: Udział w spotkaniach networkingowych dla przedstawicieli branży medycznej i psychologicznej może pomóc w budowaniu pozytywnych relacji z innymi specjalistami i zdobyć potencjalnych pacjentów. Można tam spotkać osoby, które potrzebują pomocy psychologicznej i nawiązać z nimi kontakt.